„Keine Buchung ohne Beleg“ – dieser goldene Grundsatz der Buchhaltung ist jedem Unternehmer bekannt. Doch was tun, wenn der Originalbeleg fehlt oder eine interne Umbuchung dokumentiert werden muss? Eine professionelle Buchungsbeleg Vorlage in Excel schafft hier Abhilfe. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie rechtssichere Belege erstellen, welche Pflichtangaben nach GoBD unverzichtbar sind und wie Sie Beträge mit unserem integrierten Rechner sofort splitten können.
Was ist ein Buchungsbeleg und wann brauche ich ihn?
Ein Buchungsbeleg ist das schriftliche Dokument, das einen Geschäftsvorfall beweist. In der Regel handelt es sich dabei um Rechnungen von Lieferanten oder Quittungen (Fremdbelege). Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie selbst einen Beleg erstellen müssen – den sogenannten Eigenbeleg.
Typische Szenarien für die Nutzung einer Excel-Vorlage sind:
- Verlust des Originalbelegs: Die Quittung für das Geschäftsessen oder Büromaterial ist unauffindbar.
- Privatentnahmen/-einlagen: Wenn Sie Geld aus der Kasse nehmen oder einzahlen.
- Interne Umbuchungen: Korrekturen zwischen verschiedenen Buchungskonten.
- Nicht belegbare Ausgaben: Z.B. Trinkgelder oder Parkuhren ohne Quittungsausgabe.
Die gesetzlichen Pflichtangaben (GoBD)
Damit das Finanzamt Ihren selbst erstellten Buchungsbeleg anerkennt, muss er bestimmte formale Kriterien erfüllen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) geben hier den Rahmen vor.
Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Datum der Aufwendung
- Art der Aufwendung (genaue Bezeichnung, z.B. "Fachliteratur" statt nur "Bücher")
- Betrag (Gesamtpreis)
- Steuersatz (falls Vorsteuerabzug geltend gemacht wird)
- Grund für den Eigenbeleg (z.B. "Original verloren")
- Datum und Unterschrift des Ausstellers
Anleitung: Buchungsbeleg in Excel erstellen
Sie können Ihre eigene Vorlage ganz einfach in Excel oder Google Sheets erstellen. Richten Sie dazu ein Tabellenblatt mit folgenden Spalten ein:
| Zelle | Inhalt / Funktion |
|---|---|
| A1 - E1 | Kopfzeile: "Buchungsbeleg / Eigenbeleg" |
| A3 | Belegnummer (fortlaufend) |
| B3 | Datum des Vorfalls |
| C3 | Verwendungszweck / Artikel |
| D3 | Bruttobetrag |
| E3 | Steuersatz (19% / 7% / 0%) |
Wichtiger Hinweis zur Archivierung: Excel-Dateien sind nachträglich veränderbar. Um GoBD-konform zu bleiben, sollten Sie den ausgefüllten Beleg ausdrucken und unterschreiben oder als unveränderbares PDF speichern und archivieren.
Mathematik der Buchhaltung: Umsatzsteuer berechnen
Oft liegt nur der Bruttobetrag vor (z.B. bei einer Taxiquittung), und Sie müssen für die Buchhaltung den Nettobetrag und die Umsatzsteuer herausrechnen. Hier helfen die folgenden Formeln:
Interaktiver Beleg-Rechner
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell die Werte für Ihre Excel-Vorlage zu ermitteln. Geben Sie einfach den Bruttobetrag ein, und das Tool splittet die Steuer für Sie auf.
Häufige Fehler bei Eigenbelegen
Auch mit einer guten Excel-Vorlage können Fehler passieren. Achten Sie besonders auf:
- Fehlende Unterschrift: Ein Eigenbeleg ohne Unterschrift ist ungültig.
- Pauschale Angaben: "Büromaterial" ist oft zu ungenau. Schreiben Sie besser "Druckerpapier und Toner".
- Vorsteuerabzug ohne Nachweis: Bei höheren Beträgen (über 250 €) ist der Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen oft kritisch. Konsultieren Sie hierzu die Richtlinien der IHK oder Ihren Steuerberater.
Fazit
Eine saubere Buchungsbeleg Vorlage in Excel spart Zeit und Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung. Nutzen Sie Eigenbelege jedoch sparsam und nur, wenn kein Originalbeleg beschaffbar ist. Mit der richtigen Dokumentation und unserem Rechner ist Ihre Buchhaltung auf der sicheren Seite.
