Der Jahreswechsel ist für die Buchhaltung eine kritische Zeit. Ein klassisches Szenario: Eine Dienstleistung wurde im Dezember erbracht (z. B. eine Reparatur oder Beratung), die Rechnung trifft aber erst im Januar des neuen Jahres ein. Hier stellt sich die Frage: In welches Jahr gehört der Aufwand und wie wird die Vorsteuer behandelt? Die korrekte periodengerechte Abgrenzung ist essenziell, um den Gewinn im richtigen Wirtschaftsjahr auszuweisen und steuerliche Risiken zu vermeiden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Vorgang „Leistung im Vorjahr, Rechnung im Folgejahr“ sauber verbuchen, wann Sie „Sonstige Verbindlichkeiten“ nutzen und wie Sie mit der Umsatzsteuer umgehen.
Warum ist die Abgrenzung notwendig?
Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB müssen Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr zugewiesen werden, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden. Das Datum der Rechnungsstellung oder der Zahlung ist dabei zweitrangig.
Wenn Sie eine Leistung im alten Jahr erhalten haben, muss der Aufwand (Netto) den Gewinn des alten Jahres mindern. Würden Sie die Rechnung erst im neuen Jahr buchen, wäre Ihr Gewinn im alten Jahr zu hoch (höhere Steuerlast) und im neuen Jahr zu niedrig.
Sonstige Verbindlichkeiten vs. Rückstellungen
Die Art der Buchung hängt davon ab, wie genau Sie den Betrag kennen:
- Sonstige Verbindlichkeiten: Sie wissen genau, wie hoch der Betrag ist (z. B. durch einen Vertrag oder Lieferschein), aber die Rechnung fehlt noch.
- Rückstellungen: Sie wissen, dass eine Verpflichtung besteht, aber die genaue Höhe oder Fälligkeit ist noch unsicher (z. B. geschätzte Abschlusskosten).
Im Fall von „Leistung im Vorjahr, Rechnung im Folgejahr“ handelt es sich meist um Sonstige Verbindlichkeiten, da der Leistungsumfang und Preis in der Regel vertraglich fixiert sind.
Schritt-für-Schritt: Die Buchungssätze
Nehmen wir folgendes Beispiel an: Ein Handwerker repariert am 28.12.2024 eine Maschine. Der vereinbarte Preis beträgt 1.000 € netto. Die Rechnung über 1.000 € + 190 € USt (Brutto 1.190 €) trifft am 05.01.2025 ein.
Schritt 1: Buchung im Vorjahr (2024)
Im alten Jahr buchen Sie nur den Netto-Aufwand ein. Da noch keine Rechnung vorliegt, darf in der Regel noch keine Vorsteuer gezogen werden.
Schritt 2: Buchung im Folgejahr (2025)
Sobald die Rechnung im Januar vorliegt, lösen Sie die sonstige Verbindlichkeit auf und buchen die Vorsteuer ein. Die eigentliche Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten entsteht jetzt formell.
Interaktiver Abgrenzungs-Rechner
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu ermitteln, welcher Betrag in welches Jahr gehört, wenn Sie den Bruttobetrag der erwarteten Rechnung kennen.
Häufige Fragen zur Vorsteuer
Ein häufiger Stolperstein ist die Umsatzsteuer. Grundsätzlich gilt: Der Vorsteuerabzug ist erst möglich, wenn die Leistung erbracht wurde UND eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 UStG).
Da die Rechnung erst im neuen Jahr eintrifft, gehört die Vorsteuer auch erst in die Umsatzsteuervoranmeldung des neuen Jahres (bzw. des Monats Januar). Buchen Sie daher im alten Jahr niemals auf ein Vorsteuerkonto, sondern immer netto auf „Sonstige Verbindlichkeiten“.
Für detaillierte Informationen zu den GoB und Bilanzierungsrichtlinien empfiehlt sich ein Blick in die Fachbeiträge von Haufe.de oder die Richtlinien Ihrer zuständigen IHK.
Fazit
Die korrekte Abgrenzung von Leistungen im Vorjahr und Rechnungen im Folgejahr ist kein Hexenwerk, erfordert aber Disziplin beim Jahresabschluss. Durch die Nutzung des Kontos „Sonstige Verbindlichkeiten“ stellen Sie sicher, dass Ihr Betriebsergebnis periodengerecht dargestellt wird und Sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind.
