In der Buchhaltung gilt der eiserne Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Doch Beleg ist nicht gleich Beleg. Für Gründer, Selbstständige und Buchhalter ist es essenziell, die verschiedenen Belegarten zu kennen und korrekt zuzuordnen. Wer hier Fehler macht, riskiert Probleme mit dem Finanzamt, insbesondere beim Vorsteuerabzug.
Dieser Artikel bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Belegarten, erklärt den Unterschied zwischen internen und externen Belegen und zeigt, wie Sie auch ohne Originalrechnung (Notbeleg) rechtssicher arbeiten.
Was sind Belegarten? Eine Definition
In der Buchführung ist ein Beleg der schriftliche Nachweis über einen Geschäftsvorfall. Er dokumentiert, wann, was, mit wem und in welcher Höhe gehandelt wurde. Belege sind die Basis für jede Kontierung und Buchung. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen Fremdbelegen (von außen kommend) und Eigenbelegen (im Unternehmen erstellt).
Warum ist die Unterscheidung wichtig?
Die korrekte Klassifizierung hilft nicht nur bei der Ordnung der Buchhaltung, sondern ist auch für das Finanzamt entscheidend. Für Fremdbelege gelten oft strengere formale Anforderungen (z. B. Pflichtangaben auf Rechnungen für den Vorsteuerabzug) als für interne Umbuchungsbelege.
1. Fremdbelege (Externe Belege)
Fremdbelege entstehen durch Geschäftsbeziehungen mit Dritten. Sie gelangen von außen in das Unternehmen.
- Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern.
- Kontoauszüge: Dokumentieren Geldbewegungen auf dem Bankkonto.
- Quittungen: Bestätigungen über Barzahlungen (z. B. Tankbelege, Bewirtungsbelege).
- Steuerbescheide: Dokumente vom Finanzamt.
- Gutschriften von Dritten: Wenn Lieferanten Geld zurückerstatten.
2. Eigenbelege (Interne Belege)
Eigenbelege werden vom Unternehmen selbst erstellt. Sie dokumentieren interne Vorgänge oder dienen als Ersatz, wenn kein externer Beleg vorliegt.
- Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden stellen.
- Lohn- und Gehaltslisten: Dokumentation der Personalkosten.
- Materialentnahmescheine: Wenn Ware aus dem Lager für die Produktion entnommen wird.
- Umbuchungsbelege: Zur Korrektur von Fehlbuchungen.
- Privatentnahme-Belege: Wenn der Unternehmer Geld oder Waren für private Zwecke entnimmt.
3. Der Notbeleg (Ersatzbeleg)
Ein Sonderfall des Eigenbelegs ist der Notbeleg. Er kommt zum Einsatz, wenn ein Originalbeleg verloren gegangen ist oder gar nicht erst ausgestellt wurde (z. B. bei einem Automaten ohne Quittung oder Trinkgeld). Damit das Finanzamt diesen anerkennt, muss er bestimmte Angaben enthalten:
- Datum der Aufwendung
- Art der Aufwendung (Was wurde gekauft?)
- Preis (Gesamtbetrag, ggf. Steuersatz)
- Grund für den Eigenbeleg (z. B. „Original verloren“)
- Datum und Unterschrift des Ausstellers
Wichtig: Bei Notbelegen ist in der Regel kein Vorsteuerabzug möglich, da keine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt.
Ordnungsgemäße Belegverwaltung nach GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) schreiben vor, wie Belege behandelt werden müssen. Belege müssen:
- Unveränderbar sein (oder Änderungen müssen protokolliert werden).
- Zeitgerecht erfasst werden (Bargeschäfte täglich, unbare Geschäfte innerhalb von 10 Tagen).
- Geordnet aufbewahrt werden (Systematik ist Pflicht).
- Gegen Verlust gesichert sein.
Häufige Fragen zu Belegarten (FAQ)
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
In Deutschland gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.
Darf ich digitale Belege ausdrucken und das Original wegwerfen?
Nein, nicht ohne Weiteres. Wenn Sie digitale Belege erhalten (z. B. PDF-Rechnungen), müssen diese auch digital im Originalformat archiviert werden. Ein Ausdruck genügt den GoBD-Anforderungen nicht. Umgekehrt dürfen Papierbelege digitalisiert (gescannt) und das Papier vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorliegt.
Was ist ein „bewirtungsbeleg“?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezieller Fremdbeleg für geschäftliche Essen. Er muss maschinell erstellt und registriert sein und zusätzlich Angaben zu den bewirteten Personen und dem Anlass der Bewirtung enthalten, damit 70% der Kosten steuerlich absetzbar sind.
Fazit: Ordnung ist das halbe Steuerleben
Das saubere Trennen und Erfassen der verschiedenen Belegarten ist das Fundament einer korrekten Buchführung. Ob Eigenbeleg, Fremdbeleg oder Notbeleg – stellen Sie sicher, dass jedes Dokument die formalen Anforderungen erfüllt. Nutzen Sie moderne Buchhaltungssoftware, um Belege direkt zu digitalisieren und GoBD-konform zu archivieren. So sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen.
