Der braune Umschlag vom Finanzamt sorgt bei vielen Unternehmern und Selbstständigen für Herzrasen: Betriebsprüfung. Doch Panik ist meist unbegründet. Mit der richtigen Vorbereitung, einer sauberen Buchführung und Kenntnis Ihrer Rechte lässt sich auch eine Außenprüfung souverän meistern. In diesem Artikel führen wir Sie durch den kompletten Prozess – von der Prüfungsanordnung bis zur Schlussbesprechung – und zeigen Ihnen, wie Sie teure Fehler vermeiden.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung (offiziell: Außenprüfung) ist eine Maßnahme der Finanzverwaltung, um die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu überprüfen. Rechtsgrundlage ist § 193 der Abgabenordnung (AO). Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Steuern korrekt erklärt und abgeführt wurden. Dabei werden nicht nur Fehler zu Ungunsten des Finanzamts gesucht, sondern theoretisch auch solche zu Ungunsten des Steuerpflichtigen korrigiert.
Wer wird geprüft?
Grundsätzlich kann jeder Gewerbetreibende, Freiberufler oder Landwirt geprüft werden. Die Wahrscheinlichkeit hängt jedoch stark von der Größenklasse des Unternehmens ab (Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großbetriebe). Großbetriebe werden fast lückenlos geprüft, während bei Kleinstbetrieben oft viele Jahre zwischen den Prüfungen liegen.
Der Ablauf einer Außenprüfung
Der Prozess folgt einem strikten formalen Ablauf, den Sie kennen sollten, um keine Fristen zu versäumen.
- Prüfungsanordnung: Sie erhalten eine schriftliche Anordnung, die den Umfang (welche Steuerarten, welche Jahre) und den Beginn der Prüfung festlegt.
- Vorbereitung: Zusammen mit Ihrem Steuerberater bereiten Sie die geforderten Unterlagen vor. Wichtig: Nutzen Sie die Zeit für eine eventuelle Selbstanzeige, falls Ihnen Fehler auffallen, bevor der Prüfer beginnt.
- Durchführung: Der Prüfer sichtet die Unterlagen – entweder in Ihren Geschäftsräumen, beim Steuerberater oder (immer häufiger) rein digital per Datenfernzugriff.
- Schlussbesprechung: Hier werden strittige Punkte diskutiert. Dies ist oft der wichtigste Moment für Verhandlungen über Schätzungen oder rechtliche Bewertungen.
- Prüfungsbericht & Steuerbescheide: Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten, und die Steuerbescheide werden entsprechend geändert.
Digitale Betriebsprüfung (GoBD)
Die Zeiten, in denen Prüfer nur Papierbelege wälzten, sind vorbei. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verpflichten Unternehmen, steuerrelevante Daten digital verfügbar zu machen.
Der Prüfer hat drei Zugriffsrechte:
- Z1 (Unmittelbarer Zugriff): Der Prüfer nutzt Ihre Hard- und Software vor Ort.
- Z2 (Mittelbarer Zugriff): Sie werten die Daten nach Vorgaben des Prüfers aus.
- Z3 (Datenträgerüberlassung): Sie stellen die Daten auf einem Datenträger (oder per Cloud) im IDEA-Format zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen zu den Anforderungen an die digitale Buchführung verweisen wir auf die offiziellen Informationen des Bundesfinanzministeriums (BMF).
Kostenfalle: Nachzahlungszinsen
Führt die Prüfung zu einer Steuernachzahlung, wird nicht nur die Steuer fällig. Es fallen auch Zinsen an. Diese beginnen 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist (sog. Zinslauf).
Rechner: Zinsen auf Steuernachzahlungen
Nutzen Sie diesen Rechner, um die potenzielle Zinsbelastung bei einer Nachzahlung abzuschätzen (basierend auf dem aktuellen Zinssatz von 0,15 % pro Monat).
Häufige Streitpunkte und Risiken
Prüfer suchen oft gezielt nach Schwachstellen in der Buchführung. Zu den Klassikern gehören:
- Kassenführung: Formelle Mängel im Kassenbuch führen oft zur Verwerfung der Buchführung und zu Hinzuschätzungen.
- Privatnutzung von PKW: Ist das Fahrtenbuch ordnungsgemäß? Wird die 1%-Regelung korrekt angewendet?
- Verdeckte Gewinnausschüttung (vGA): Bei GmbH-Gesellschaftern werden Verträge mit der eigenen Firma (z.B. Gehalt, Miete) streng geprüft.
- Reisekosten & Bewirtung: Sind alle Belege vollständig und korrekt ausgefüllt?
Fazit: Ruhe bewahren und kooperieren
Eine Betriebsprüfung ist unangenehm, aber meist kein Weltuntergang. Entscheidend ist eine professionelle Vorbereitung. Versuchen Sie nicht, die Prüfung allein durchzustehen – ziehen Sie frühzeitig Ihren Steuerberater hinzu. Eine sachliche Atmosphäre und gut aufbereitete Unterlagen können das Ergebnis oft positiv beeinflussen.
Für weiterführende rechtliche Details empfiehlt sich ein Blick in die Abgabenordnung (AO), insbesondere die §§ 193 ff.
