Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bilden das Fundament jeder korrekten Rechnungslegung in Deutschland. Egal ob Kleinunternehmer, Mittelständler oder Konzern: Wer buchführungspflichtig ist, muss sich an diese Regeln halten. Sie dienen dazu, Gläubiger und Eigner zu schützen und eine verlässliche Informationsbasis für das Finanzamt zu schaffen. Doch was genau verbirgt sich hinter Begriffen wie „Bilanzwahrheit“, „Vorsichtsprinzip“ oder „Imparitätsprinzip“? In diesem Artikel schlüsseln wir das komplexe Regelwerk des HGB verständlich auf.
Die Säulen der GoB im Überblick
Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
Die GoB sind teils geschriebene (kodifizierte), teils ungeschriebene Regeln, die sicherstellen sollen, dass ein Kaufmann seine Bücher so führt, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die wichtigste gesetzliche Grundlage findet sich im Handelsgesetzbuch (HGB), insbesondere in den §§ 238 ff.
Man unterscheidet dabei zwei Hauptkategorien:
- Formelle Ordnungsmäßigkeit: Bezieht sich auf die Technik und Organisation der Buchführung (z. B. Belegprinzip, Unveränderbarkeit).
- Materielle Ordnungsmäßigkeit: Bezieht sich auf den Inhalt (z. B. Vollständigkeit, Richtigkeit der Werte).
Die wichtigsten Grundsätze im Detail
1. Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie verständlich ist. Dazu gehört eine klare Gliederung des Jahresabschlusses, das Verbot, Vermögenswerte und Schulden unzulässig miteinander zu verrechnen (Saldierungsverbot), und die Lesbarkeit der Aufzeichnungen. Ein externer Prüfer muss in der Lage sein, vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zum Abschluss zu gelangen.
2. Grundsatz der Wahrheit und Richtigkeit
Die Buchungen müssen den Tatsachen entsprechen. Es dürfen keine fiktiven Buchungen vorgenommen werden, und alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst sein. Dies wird oft als „Bilanzwahrheit“ bezeichnet, wobei es bei Bewertungen (z. B. Rückstellungen) oft Ermessensspielräume gibt, die jedoch vertretbar sein müssen.
3. Das Vorsichtsprinzip
Dies ist einer der dominantesten Grundsätze im deutschen Handelsrecht. Er dient dem Gläubigerschutz. Im Zweifel soll sich ein Unternehmen eher „ärmer“ rechnen als zu reich, um zu verhindern, dass nicht realisierte Gewinne ausgeschüttet werden.
4. Realisations- und Imparitätsprinzip
Diese beiden Prinzipien regeln, wann Gewinne und Verluste in der Buchhaltung auftauchen:
- Realisationsprinzip: Gewinne dürfen erst ausgewiesen werden, wenn sie durch Umsatz am Markt realisiert sind (z. B. bei Gefahrenübergang der Ware).
- Imparitätsprinzip: Verluste müssen bereits dann ausgewiesen werden, wenn sie absehbar sind (noch bevor sie realisiert wurden). Dies führt zur ungleichen (imparitätischen) Behandlung von Gewinnen und Verlusten.
Für tiefergehende Informationen zu den gesetzlichen Texten empfiehlt sich ein Blick in das Handelsgesetzbuch (HGB) auf Gesetze-im-Internet.de.
GoBD: Die GoB im digitalen Zeitalter
Da heute kaum noch jemand Bücher mit Tinte führt, wurden die GoB durch die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) konkretisiert.
Wichtige Aspekte der GoBD sind:
- Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (kein einfaches Überschreiben in Excel ohne Historie!).
- Zeitgerechte Erfassung: Bargeschäfte müssen täglich, unbare Geschäfte zeitnah (i.d.R. innerhalb von 10 Tagen) erfasst werden.
- Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen dokumentieren, wie ihre digitalen Prozesse und IT-Systeme funktionieren.
Weitere Details finden Sie direkt beim Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Aufbewahrungsfristen: Ordnung bis zum Schluss
Ein wesentlicher Teil der Ordnungsmäßigkeit ist die Archivierung. Belege dürfen nicht einfach weggeworfen werden. Nutzen Sie unseren Rechner, um zu prüfen, wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen.
Rechner: Aufbewahrungsfristen
10-Jahres-Frist (Bücher, Bilanzen, Buchungsbelege):
Aufbewahren bis: (Vernichtung erlaubt ab 1.1.)
6-Jahres-Frist (Handelsbriefe, sonstige Unterlagen):
Aufbewahren bis: (Vernichtung erlaubt ab 1.1.)
Hinweis: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
Zusammenfassung
Die Einhaltung der GoB ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern schützt das Unternehmen vor Schätzungen durch das Finanzamt und schafft Vertrauen bei Banken. Wer die Grundsätze der Klarheit, Wahrheit und Vorsicht beherzigt und seine digitalen Prozesse sauber dokumentiert (GoBD), ist auf der sicheren Seite.
