Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum manche Unternehmen trotz guter Umsätze in Zahlungsschwierigkeiten geraten? Die Antwort liegt oft nicht im Verkauf, sondern in der Buchhaltung – genauer gesagt in der Verwaltung der OPOS-Liste. Die „Offene-Posten-Liste“ ist das Herzstück Ihrer Liquiditätsplanung.
In diesem Artikel erfahren Sie, was genau eine OPOS-Liste ist, wie Sie zwischen Debitoren und Kreditoren unterscheiden und wie Sie mit einfachen Kennzahlen wie dem DSO (Days Sales Outstanding) Ihre Zahlungsströme optimieren.
Was ist eine OPOS-Liste?
Die Abkürzung OPOS steht für „Offene Posten“. Eine OPOS-Liste ist demnach eine tabellarische Aufstellung aller noch nicht beglichenen Rechnungen in der Buchhaltung. Sie ist ein unverzichtbares Instrument für jedes Unternehmen, das nicht per Sofortzahlung (Barverkauf) arbeitet.
In der Praxis wird die Liste meist von einer Buchhaltungssoftware (wie DATEV oder Lexware) automatisch generiert, kann aber in kleineren Betrieben auch manuell in Excel geführt werden. Sie gibt zu jedem Zeitpunkt Auskunft darüber, welche Forderungen Sie noch an Kunden haben und welche Verbindlichkeiten Sie noch an Lieferanten zahlen müssen.
Debitoren vs. Kreditoren: Der Unterschied
Um die OPOS-Liste richtig zu lesen, muss man zwischen zwei Hauptbereichen unterscheiden:
- Debitoren-OPOS (Forderungen): Hier sind alle Rechnungen aufgelistet, die Sie an Ihre Kunden gestellt haben, die aber noch nicht bezahlt wurden. Dies ist Ihr „ausstehendes Geld“.
- Kreditoren-OPOS (Verbindlichkeiten): Diese Liste zeigt alle Eingangsrechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern, die Sie noch bezahlen müssen. Dies sind Ihre „Schulden“.
Eine saubere Trennung ist essenziell, um zu wissen, wie viel Geld reinkommt und wie viel rausgeht. Weitere Details zu buchhalterischen Grundlagen finden Sie oft im Gabler Wirtschaftslexikon.
Warum ist die OPOS-Liste so wichtig?
Viele Unternehmer unterschätzen die Macht dieser Liste. Dabei ist sie weit mehr als nur Bürokratie. Sie ist Ihr Frühwarnsystem.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Liquiditätssicherung: Sie sehen sofort, wann mit Geldeingängen zu rechnen ist.
- Skonto-Nutzung: Bei Kreditoren sehen Sie, bis wann Sie zahlen müssen, um Skonto zu ziehen (und damit Geld zu sparen).
- Vorbereitung für den Jahresabschluss: Zum Bilanzstichtag müssen alle offenen Posten bewertet werden.
Aufbau: Was gehört in die Liste?
Eine professionelle OPOS-Liste sollte mindestens folgende Spalten enthalten, um aussagekräftig zu sein:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Zur eindeutigen Zuordnung des Belegs. |
| Rechnungsdatum | Wann wurde die Leistung abgerechnet? |
| Debitor/Kreditor | Name und Kundennummer des Geschäftspartners. |
| Offener Betrag | Der noch zu zahlende Restbetrag (falls Teilzahlungen erfolgten). |
| Fälligkeitsdatum | Wann ist das Zahlungsziel erreicht? |
| Mahnstufe | Wurde der Kunde bereits gemahnt? (1., 2., 3. Mahnung) |
Wichtige Kennzahl: Days Sales Outstanding (DSO)
Die OPOS-Liste liefert die Rohdaten für wichtige Kennzahlen. Eine der wichtigsten ist der DSO (Days Sales Outstanding). Er gibt an, wie viele Tage es durchschnittlich dauert, bis Ihre Kunden ihre Rechnungen bezahlen.
DSO Online-Rechner
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu ermitteln, wie lange Sie durchschnittlich auf Ihr Geld warten:
5 Tipps für besseres OPOS-Management
Wie halten Sie Ihre Liste sauber und Ihre Liquidität hoch? Hier sind bewährte Strategien:
- Regelmäßige Pflege: Buchen Sie Zahlungseingänge täglich oder zumindest wöchentlich. Eine veraltete Liste führt zu peinlichen Mahnungen an Kunden, die bereits gezahlt haben.
- Konsequentes Mahnwesen: Wenn ein Zahlungsziel überschritten ist, muss zeitnah eine Erinnerung erfolgen.
- Klare Zahlungsziele: Kommunizieren Sie auf der Rechnung deutlich, bis wann gezahlt werden muss (z.B. „zahlbar bis zum 15.05.2025“ statt „zahlbar in 14 Tagen“).
- Bonitätsprüfung: Prüfen Sie neue Großkunden vorab, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
- Software nutzen: Moderne Tools automatisieren den Abgleich von Bankkonto und OPOS-Liste.
Für tiefergehende Informationen zur Unternehmensfinanzierung bietet auch die IHK nützliche Leitfäden an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn ich keine OPOS-Liste führe?
Ohne OPOS-Liste verlieren Sie den Überblick über ausstehende Zahlungen. Das Risiko für Liquiditätsengpässe steigt, da Sie säumige Zahler nicht rechtzeitig mahnen und Skonto-Fristen bei eigenen Rechnungen verpassen.
Wie oft sollte ich die OPOS-Liste prüfen?
Idealerweise wöchentlich. In kritischen Phasen oder bei hohem Rechnungsvolumen sogar täglich, um sofort auf Zahlungsausfälle reagieren zu können.
Ist eine OPOS-Liste Pflicht?
Für bilanzierende Unternehmen ist die Führung von Debitoren- und Kreditorenkonten (und damit OPOS) Standard der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR) sind nicht streng dazu verpflichtet, profitieren aber massiv von der Übersicht.
