Wer in Deutschland eine Rechnung stellt, muss sich an strenge Formvorschriften halten. Eine der häufigsten Fragen, gerade bei Neugründern oder Privatverkäufern, lautet: Darf ich eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben? Die kurze Antwort ist: Grundsätzlich nein, aber es gibt wichtige Ausnahmen. Fehlt die Steuernummer unberechtigt, drohen Ärger mit dem Finanzamt und der Verlust des Vorsteuerabzugs für den Empfänger. In diesem Artikel klären wir, wann Sie die Nummer weglassen dürfen und wie Sie sich als Gründer in der Wartezeit verhalten.
Die gesetzliche Grundlage: Warum die Steuernummer wichtig ist
Nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gehört die Steuernummer (oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr.) zu den Pflichtangaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung. Sie dient dem Finanzamt zur eindeutigen Identifizierung des leistenden Unternehmers.
Ohne diese Angabe ist die Rechnung formell fehlerhaft. Das Hauptproblem liegt hier meist beim Empfänger der Rechnung: Ist dieser ebenfalls Unternehmer, kann er ohne korrekte Steuernummer keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das bedeutet, er bleibt auf der gezahlten Umsatzsteuer sitzen. Daher werden die meisten Geschäftskunden eine Rechnung ohne Steuernummer schlichtweg ablehnen oder die Zahlung zurückhalten.
Mehr zu den Pflichtangaben finden Sie direkt im Gesetzestext bei Gesetze im Internet (§ 14 UStG) .
Ausnahme 1: Kleinbetragsrechnungen
Die wichtigste Ausnahme im geschäftlichen Verkehr ist die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung (inklusive Umsatzsteuer) nicht über 250 Euro , gelten erleichterte Vorschriften gemäß § 33 UStDV.
Bei diesen Rechnungen müssen Sie keine Steuernummer und keinen Rechnungsempfänger angeben. Es genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag (in einer Summe) sowie der Steuersatz (z. B. 19% oder 7%)
Ausnahme 2: Privatrechnungen
Wenn Sie als Privatperson etwas verkaufen (z. B. ein gebrauchtes Fahrrad auf eBay Kleinanzeigen), handeln Sie nicht als Unternehmer im Sinne des UStG. Daher müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen und folglich auch keine Steuernummer auf der Quittung oder Rechnung angeben.
Wichtig: Sie dürfen auf einer Privatrechnung keinesfalls Umsatzsteuer (MwSt) ausweisen. Tun Sie dies doch, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG), obwohl Sie eigentlich gar nicht steuerpflichtig wären.
Sonderfall: Gründer in der Wartezeit
Viele Gründer stehen vor dem Problem: Das Gewerbe ist angemeldet, der erste Auftrag erledigt, aber der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ist noch in Bearbeitung. Die Zuteilung der Steuernummer kann Wochen dauern.
Darf ich schon Rechnungen schreiben?
Ja, Sie dürfen und sollten Rechnungen schreiben, um Ihre Liquidität zu sichern. Allerdings ist die Rechnung ohne Steuernummer formell unvollständig. In der Praxis hat sich folgendes Vorgehen etabliert:
- Schreiben Sie die Rechnung mit allen Pflichtangaben außer der Steuernummer.
- Vermerken Sie anstelle der Nummer: "Steuernummer beim Finanzamt [Ort] beantragt" .
- Informieren Sie Ihren Kunden über die Situation. Viele Geschäftskunden akzeptieren dies vorübergehend.
- Sobald die Nummer da ist, können Sie eine korrigierte Rechnung nachreichen, damit der Kunde seinen Vorsteuerabzug sicherstellen kann.
Mathematischer Hintergrund: Der Vorsteuer-Verlust
Warum sind Geschäftskunden so streng, wenn die Steuernummer fehlt? Es geht um bares Geld. Wenn ein Kunde eine Rechnung über 1.000 € zzgl. 19% MwSt erhält, zahlt er 1.190 €. Die 190 € holt er sich vom Finanzamt zurück. Fehlt die Steuernummer, verweigert das Finanzamt diese Erstattung.
Kleinunternehmer und die Steuernummer
Ein häufiger Irrtum ist, dass Kleinunternehmer (gemäß § 19 UStG) keine Steuernummer auf der Rechnung brauchen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Das ist falsch . Auch Kleinunternehmer müssen ihre Steuernummer auf der Rechnung angeben, um dem Finanzamt die Zuordnung der Einnahmen zu ermöglichen. Zusätzlich ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung nötig (z. B. "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet").
Häufige Fragen (FAQ)
Reicht die Steuer-ID (TIN) auf der Rechnung?
Nein. Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer (TIN), die jeder Bürger bei Geburt erhält, hat auf Rechnungen nichts zu suchen. Erforderlich ist entweder die vom Finanzamt für das Gewerbe zugeteilte Steuernummer oder die internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) .
Was passiert, wenn ich die Steuernummer vergesse?
Die Rechnung ist formell fehlerhaft. Ihr Kunde wird Sie wahrscheinlich um eine Rechnungskorrektur bitten. Solange keine korrekte Rechnung vorliegt, darf der Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und könnte die Bezahlung des Steueranteils zurückhalten.
Muss ich meine Steuernummer im Impressum angeben?
Im Impressum ist nur die USt-IdNr. Pflicht (sofern vorhanden, § 5 TMG). Die normale Steuernummer muss dort aus Datenschutzgründen nicht veröffentlicht werden. Auf Rechnungen ist sie jedoch Pflicht, wenn keine USt-IdNr. genutzt wird.
