Betriebskosten: Der komplette Guide zu Nebenkosten & Abrechnung (2025)

Die Betriebskosten – oft als „zweite Miete“ bezeichnet – sind ein ständiger Streitpunkt zwischen Mietern und Vermietern. Laut dem Deutschen Mieterbund ist jede zweite Abrechnung fehlerhaft. Doch was genau darf eigentlich abgerechnet werden? Welche Fristen gelten, und wie berechnet man den korrekten Anteil? Dieser Artikel führt Sie durch den Dschungel der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und bietet praktische Werkzeuge zur Überprüfung.

Was sind Betriebskosten eigentlich?

Betriebskosten sind laut Definition die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Sie sind in Deutschland gesetzlich in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Wichtig ist hierbei das Wort „laufend“ – einmalige Reparaturen gehören nicht dazu.

Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten

Nicht alle Kosten, die einem Vermieter entstehen, darf er an den Mieter weitergeben. Man unterscheidet:

• Umlagefähige Betriebskosten: Diese dürfen im Mietvertrag auf den Mieter abgewälzt werden (z. B. Grundsteuer, Wasser, Hausmeister).
• Nicht umlagefähige Kosten: Diese muss der Vermieter selbst tragen (z. B. Instandhaltungsrücklagen, Reparaturkosten, Verwaltungskosten).

Die 17 Arten der Betriebskosten (Laut BetrKV)

Damit eine Kostenposition abgerechnet werden darf, muss sie im Mietvertrag vereinbart sein – oft reicht ein Verweis auf die BetrKV. Hier sind die wichtigsten Positionen:

Berechnung und Verteilerschlüssel

Wie werden die Gesamtkosten des Hauses auf die einzelne Wohnung verteilt? Wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, gilt laut Gesetz meist die Wohnfläche als Maßstab. Es gibt jedoch verschiedene Verteilerschlüssel:

• Nach Wohnfläche (qm): Der häufigste Schlüssel für „kalte“ Betriebskosten.
• Nach Personenanzahl: Oft bei Müll oder Wasser (wenn keine Zähler vorhanden sind).
• Nach Verbrauch: Zwingend vorgeschrieben bei Heizung und Warmwasser (mind. 50–70 % nach Verbrauch).
• Nach Wohneinheiten: Pauschal pro Wohnung (selten, z. B. bei Kabelanschluss früher).

Interaktiver Betriebskosten-Verteiler-Rechner

Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu überprüfen, wie hoch Ihr Anteil an einer Gesamtrechnung sein müsste, wenn nach Wohnfläche abgerechnet wird.

Wichtige Fristen und formelle Anforderungen

Für Vermieter und Mieter sind Fristen essenziell. Werden diese versäumt, kann der Anspruch auf eine Nachzahlung verfallen.

• Abrechnungszeitraum: Darf maximal 12 Monate betragen (z. B. 01.01. bis 31.12.).
• Abrechnungsfrist: Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. (Beispiel: Zeitraum 2024 -> Zugang bis 31.12.2025).
• Einwendungsfrist: Mieter haben nach Erhalt 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und Einwände zu erheben.

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung muss mindestens enthalten:

1. Eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten.
2. Die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel.
3. Die Berechnung des Anteils des Mieters.
4. Den Abzug der Vorauszahlungen.

Häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Bevor Sie eine Nachzahlung leisten, sollten Sie die Abrechnung prüfen. Häufige Fehlerquellen sind:

• Leerstand: Kosten für leerstehende Wohnungen darf der Vermieter nicht auf die anderen Mieter umlegen.
• Gewerbeanteil: In gemischten Objekten müssen Gewerbekosten (die oft höher sind, z. B. bei Grundsteuer oder Müll) herausgerechnet werden.
• Verwaltungskosten: Diese verstecken sich manchmal unter "Sonstiges", sind aber bei Wohnraummiete nie umlagefähig.
• Reparaturen: Einmalige Reparaturen (z. B. Austausch einer defekten Glühbirne im Flur ist okay, aber Reparatur der Lampe nicht) haben in der Abrechnung nichts zu suchen.

Für eine detaillierte rechtliche Prüfung empfiehlt sich oft der Blick in das Gesetz über die Betriebskosten (BetrKV).

FAQ: Häufige Fragen zu Betriebskosten