Es ist der Albtraum jedes Unternehmers: Die Leistung ist erbracht, die Rechnung gestellt, aber das Geld kommt nicht. Wenn Mahnungen ins Leere laufen oder der Kunde Insolvenz anmeldet, bleibt oft nur ein letzter Schritt: Die Forderung ausbuchen. Dieser Vorgang ist schmerzhaft für die Liquidität, aber essenziell für eine saubere Buchführung und – noch wichtiger – um bereits abgeführte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen.
In diesem Artikel erfahren Sie genau, wann eine Forderung als „uneinbringlich“ gilt, wie Sie den Verlust buchhalterisch korrekt erfassen und welche steuerlichen Fallstricke Sie vermeiden müssen.
Wann darf man eine Forderung ausbuchen?
Nicht jede unbezahlte Rechnung darf sofort komplett ausgebucht werden. Das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Steuerrecht unterscheiden strikt zwischen zwei Zuständen einer Forderung. Diese Unterscheidung ist entscheidend dafür, ob Sie die Umsatzsteuer sofort korrigieren dürfen oder nicht.
1. Zweifelhafte Forderungen
Der Kunde zahlt trotz Mahnung nicht, bestreitet die Mängelrüge oder hat Zahlungsschwierigkeiten angekündigt.
- Handlung: Einzelwertberichtigung (EWB) auf den Nettobetrag.
- Umsatzsteuer: Bleibt vorerst bestehen (noch keine Korrektur möglich).
2. Uneinbringliche Forderungen
Es steht fest, dass kein Geld mehr fließen wird (z.B. Insolvenzverfahren mangels Masse abgelehnt, Schuldner unbekannt verzogen, Zwangsvollstreckung fruchtlos).
- Handlung: Vollständige Ausbuchung (Abschreibung).
- Umsatzsteuer: Darf korrigiert und vom Finanzamt zurückgefordert werden.
Die Forderungsausbuchung im engeren Sinne bezieht sich meist auf den zweiten Fall: Den endgültigen Verlust. Hierbei wird der Vermögenswert aus der Bilanz entfernt und der Verlust als Aufwand verbucht.
Buchungssätze: So buchen Sie richtig (SKR03 / SKR04)
Beim Ausbuchen einer uneinbringlichen Forderung müssen zwei Dinge passieren: Der Netto-Verlust wird als Aufwand gebucht, und die Umsatzsteuer wird korrigiert. Dies geschieht oft in einem Buchungsschritt (Split-Buchung) oder in zwei separaten Schritten.
Beispiel-Szenario
Sie haben eine offene Forderung von 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € USt). Der Gerichtsvollzieher bestätigt, dass beim Schuldner nichts zu holen ist. Die Forderung ist uneinbringlich.
Buchung im SKR03 und SKR04
Wir buchen den Verlust auf das Konto „Forderungsverluste“ (oft mit automatischem Steuerschlüssel) gegen das Debitorenkonto oder „Forderungen aus L.L.“.
| Kontenrahmen | Soll (Aufwand) | Haben (Forderung) | Betrag |
|---|---|---|---|
| SKR03 | 2406 (Forderungsverluste 19% USt) | 1400 (Forderungen a.LL) oder Debitorenkonto |
1.190,00 € |
| SKR04 | 6950 (Abschreibung auf Forderungen 19% USt) | 1200 (Forderungen a.LL) oder Debitorenkonto |
1.190,00 € |
Hinweis: Wenn Sie ein Konto mit Umsatzsteuerschlüssel verwenden (wie 2406 im SKR03), bucht das System die 190 € Umsatzsteuer automatisch aus dem „Umsatzsteuer“-Konto heraus. Prüfen Sie dies in Ihrer Software.
Rechner: Forderungsausfall & Liquiditätseffekt
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu ermitteln, wie hoch Ihr tatsächlicher Netto-Verlust ist und wie viel Umsatzsteuer Sie vom Finanzamt zurückerhalten.
Umsatzsteuerkorrektur: Das Geld zurückholen
Die Korrektur der Umsatzsteuer ist gesetzlich in § 17 UStG geregelt. Sobald die Forderung uneinbringlich ist, haben Sie das Recht, die Bemessungsgrundlage zu ändern.
Wichtig: Sollte der Schuldner wider Erwarten später doch noch zahlen (z.B. Jahre später durch einen unerwarteten Geldsegen), müssen Sie den Vorgang umkehren: Die Zahlung wird als Ertrag gebucht und die Umsatzsteuer muss erneut an das Finanzamt abgeführt werden.
Häufige Fehler vermeiden
- Zu frühes Ausbuchen: Solange noch eine realistische Chance auf Zahlung besteht (z.B. laufendes Mahnverfahren), darf nur eine Einzelwertberichtigung (EWB) vorgenommen werden, keine volle Ausbuchung mit USt-Korrektur.
- Fehlende Dokumentation: Das Finanzamt verlangt Nachweise für die Uneinbringlichkeit (z.B. Protokoll des Gerichtsvollziehers, Insolvenzbekanntmachung). Heben Sie diese Dokumente sorgfältig auf.
- Brutto vs. Netto Verwechslung: Buchen Sie niemals den Bruttobetrag einfach als „Sonstigen betrieblichen Aufwand“ ohne Steuerschlüssel, sonst verschenken Sie die Umsatzsteuer-Erstattung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Abschreibung und Ausbuchung?
Umgangssprachlich werden die Begriffe oft synonym verwendet. Fachlich ist die „Abschreibung auf Forderungen“ der buchhalterische Vorgang, um den Wert der Forderung auf 0 € zu setzen. Das „Ausbuchen“ beschreibt das Entfernen der Forderung aus den offenen Posten (OPOS).
Kann ich Forderungen ohne Mahnung ausbuchen?
Nur wenn die Uneinbringlichkeit offensichtlich ist (z.B. bei Tod des Schuldners ohne Erben). In der Regel ist ein Mahnverfahren notwendig, um nachzuweisen, dass Sie sich um das Geld bemüht haben, bevor Sie es steuerwirksam abschreiben.
Was passiert bei Kleinbetragsrechnungen?
Bei sehr kleinen Beträgen kann eine Ausbuchung aus Wirtschaftlichkeitsgründen gerechtfertigt sein, wenn die Kosten der Beitreibung den Ertrag übersteigen würden. Dokumentieren Sie diese Entscheidung.
