Viele Unternehmen steuern ihr Geschäft wie ein Pilot, der nur einmal im Jahr auf den Höhenmesser schaut: Sie verlassen sich auf den Jahresabschluss. Doch in einer dynamischen Wirtschaft reicht dieser Rückspiegel nicht aus. Hier kommt die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) ins Spiel. Sie ist das Cockpit-Instrument, das Ihnen monatlich oder quartalsweise verrät, ob Ihr Unternehmen operativ Gewinn erwirtschaftet oder Geld verbrennt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine KER aufbauen, welche Berechnungsmethoden es gibt und wie Sie damit fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen.
Was ist die kurzfristige Erfolgsrechnung?
Die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) ist ein zentrales Instrument des internen Rechnungswesens (Controlling). Im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des externen Rechnungswesens, die gesetzlichen Vorschriften folgt und meist jährlich erstellt wird, dient die KER der internen Unternehmenssteuerung. Sie wird in der Regel monatlich durchgeführt.
Ihr Hauptziel ist es, den betrieblichen Erfolg zeitnah zu ermitteln, indem sie den Leistungen (Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen) die entsprechenden Kosten gegenüberstellt. So können Fehlentwicklungen sofort erkannt und korrigiert werden, lange bevor der Jahresabschluss vorliegt.
Abgrenzung: Finanzbuchhaltung vs. Kostenrechnung
Während die Finanzbuchhaltung (FiBu) alle Aufwendungen und Erträge des Unternehmens erfasst (auch neutrale, wie z.B. Spenden oder Spekulationsgewinne), konzentriert sich die KER rein auf den Betriebszweck. Sie filtert also alles heraus, was nicht direkt mit der eigentlichen Leistungserstellung zu tun hat. Dies nennt man die „sachliche Abgrenzung“.
Warum ist die KER für Unternehmen unverzichtbar?
Ein Blindflug über zwölf Monate ist für moderne Unternehmen existenzbedrohend. Die KER bietet entscheidende Vorteile:
- Frühwarnsystem: Sinkende Margen oder explodierende Kosten werden im laufenden Monat sichtbar.
- Saisonale Glättung: Jährliche Fixkosten (z.B. Versicherungen) können periodengerecht aufgeteilt werden, um das Monatsergebnis nicht zu verzerren.
- Entscheidungsgrundlage: Sie liefert Daten für Preiskalkulationen, Sortimentsentscheidungen (welche Produkte sind profitabel?) und Make-or-Buy-Entscheidungen.
- Liquiditätssicherung: Durch die enge Taktung behalten Sie den Cashflow indirekt besser im Blick.
Berechnungsmethoden: Gesamtkosten- vs. Umsatzkostenverfahren
In der Praxis haben sich zwei Hauptverfahren etabliert, um das Betriebsergebnis zu ermitteln. Beide führen zum gleichen Ergebnis, nutzen aber unterschiedliche Wege.
1. Gesamtkostenverfahren (GKV)
Das GKV ist im deutschsprachigen Raum sehr verbreitet. Hierbei werden alle in der Periode angefallenen Kosten den gesamten Leistungen gegenübergestellt. Da produzierte, aber noch nicht verkaufte Waren Kosten verursacht haben, aber noch keinen Umsatz generierten, müssen Bestandsveränderungen (Lageraufbau/Lagerabbau) berücksichtigt werden.
2. Umsatzkostenverfahren (UKV)
Das UKV ist international (z.B. nach IFRS/US-GAAP) dominierend. Hier werden den Umsatzerlösen nur die Kosten gegenübergestellt, die für die tatsächlich verkauften Produkte angefallen sind. Es ist stärker marktorientiert und zeigt oft besser, welche Produkte profitabel sind.
Formeln und mathematische Grundlagen
Um die KER sauber durchzuführen, ist das Verständnis der Deckungsbeitragsrechnung essenziell. Hierbei werden die variablen Kosten von den Erlösen abgezogen.
Interaktiver KER-Rechner
Nutzen Sie diesen einfachen Rechner, um schnell Ihren Deckungsbeitrag und Ihr vorläufiges Betriebsergebnis für einen Monat zu simulieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung
- Datenbasis bereinigen: Nehmen Sie die Daten aus der Finanzbuchhaltung und eliminieren Sie neutrale Aufwendungen (z.B. Steuernachzahlungen für Vorjahre).
- Kalkulatorische Kosten ergänzen: Fügen Sie Kosten hinzu, die in der FiBu nicht stehen, aber betriebswirtschaftlich relevant sind (z.B. kalkulatorischer Unternehmerlohn bei Einzelunternehmen).
- Periodengerechte Abgrenzung: Verteilen Sie Einmalzahlungen (z.B. Jahresbeiträge) auf die Monate.
- Gliederung wählen: Entscheiden Sie sich für eine Stufenweise Deckungsbeitragsrechnung für mehr Detailtiefe.
- Analyse: Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Vormonat und dem Plan-Wert (Budget).
Für detaillierte Praxisleitfäden bietet oft die lokale Industrie- und Handelskammer (IHK) Seminare oder Merkblätter an, die bei der Implementierung helfen können.
Häufige Fehler bei der KER
Selbst erfahrenen Controllern unterlaufen Fehler. Achten Sie besonders auf:
- Fehlende Abgrenzungen: Wenn der Urlaubsgeld-Monat plötzlich tiefrot ist, wurde meist vergessen, Rückstellungen über das Jahr zu bilden.
- Falsche Bestandsbewertung: Im Gesamtkostenverfahren können falsch bewertete Lagerbestände das Ergebnis schönen oder verschlechtern.
- Vermischung von Kostenarten: Eine unsaubere Trennung von fixen und variablen Kosten verfälscht den Deckungsbeitrag.
Fazit
Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist mehr als nur eine Fleißaufgabe für die Buchhaltung. Sie ist das Navigationssystem für Unternehmer. Wer seine KER versteht und monatlich nutzt, kann proaktiv agieren statt nur auf den Jahresabschluss zu reagieren. Starten Sie mit einer einfachen Deckungsbeitragsrechnung und verfeinern Sie Ihr System schrittweise.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist die KER gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, die KER ist ein Instrument des internen Rechnungswesens und damit freiwillig. Allerdings verlangen Banken bei Kreditvergaben oft unterjährige Auswertungen (BWA), die auf der KER basieren.
Was ist der Unterschied zur BWA?
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine Standardform der KER, die oft automatisch vom Steuerberater erstellt wird. Eine individuelle KER kann jedoch viel detaillierter auf Kostenstellen oder Produktebene eingehen.
Wie oft sollte die KER erstellt werden?
Der Standard ist monatlich. In sehr volatilen Branchen kann auch eine wöchentliche Betrachtung sinnvoll sein, während bei sehr stabilen Geschäften quartalsweise Berichte genügen können.
