Der Erfolg eines Unternehmens bemisst sich nicht allein am Umsatz, sondern daran, was am Ende übrig bleibt. Laufende Kosten (auch Betriebskosten oder Operating Expenses/OPEX genannt) sind der stille Begleiter jedes Geschäftsmodells – sie fallen an, egal ob Sie gerade Rekordumsätze schreiben oder eine Flaute erleben. Wer seine laufenden Kosten nicht im Griff hat, riskiert schnell Liquiditätsengpässe, selbst bei vollen Auftragsbüchern.
In diesem Artikel erfahren Sie genau, was zu den laufenden Kosten zählt, wie Sie diese präzise berechnen und wo sich oft unentdecktes Einsparpotenzial verbirgt. Nutzen Sie unseren integrierten Rechner, um Ihre monatliche Belastung sofort zu ermitteln.
Was sind laufende Kosten? (Definition)
Laufende Kosten, im betriebswirtschaftlichen Kontext oft als Betriebskosten oder Operating Expenditures (OPEX) bezeichnet, umfassen alle Aufwendungen, die notwendig sind, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Im Gegensatz zu Investitionskosten (CAPEX), die einmalig für die Anschaffung von Vermögenswerten anfallen (z. B. Kauf einer Maschine), kehren laufende Kosten periodisch wieder – meist monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
Sie sind der finanzielle „Treibstoff“, der den Motor Ihres Unternehmens am Laufen hält. Eine genaue Abgrenzung ist essenziell für die steuerliche Betrachtung, da laufende Kosten in der Regel sofort als Betriebsausgaben absetzbar sind und somit den Gewinn mindern.
Unterscheidung: Fixe vs. Variable Kosten
Um laufende Kosten effektiv zu managen, muss man sie in zwei Kategorien unterteilen:
- Fixe laufende Kosten: Diese fallen unabhängig von der Auftragslage an. Auch wenn Sie keinen einzigen Artikel verkaufen, müssen Miete und Versicherungen bezahlt werden. Sie stellen das größte Risiko bei Umsatzeinbrüchen dar.
- Variable laufende Kosten: Diese steigen und fallen mit Ihrer Produktionsmenge oder Dienstleistungserbringung. Produzieren Sie mehr, benötigen Sie mehr Rohstoffe oder Strom.
Laufende Kosten berechnen
Die Berechnung der laufenden Kosten ist keine höhere Mathematik, erfordert aber Disziplin bei der Erfassung aller Posten. Eine einfache Formel hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.
Interaktiver Betriebskosten-Rechner
Nutzen Sie diesen Rechner, um eine schnelle Schätzung Ihrer monatlichen Fixkostenbelastung zu erhalten. Geben Sie einfach Ihre durchschnittlichen Monatswerte ein.
5 Tipps, um laufende Kosten zu senken
Eine hohe Kostenstruktur macht Ihr Unternehmen träge und anfällig für Krisen. Hier sind fünf bewährte Ansätze zur Optimierung:
- Verträge regelmäßig prüfen: Viele Dienstleistungsverträge (Strom, Internet, Versicherungen) verlängern sich automatisch. Ein jährlicher Vergleich kann oft 10–20 % sparen.
- Digitalisierung nutzen: Automatisieren Sie manuelle Prozesse. Software-Abos kosten zwar Geld, sparen aber oft teure Arbeitszeit.
- Outsourcing statt Festanstellung: Für nicht-kritische Aufgaben kann die Beauftragung von Freelancern flexibler und kosteneffizienter sein als fixes Personal.
- Energieeffizienz: Besonders im produzierenden Gewerbe sind Energiekosten ein großer Hebel. Investitionen in moderne Anlagen amortisieren sich oft über die gesunkenen laufenden Kosten.
- Remote Work: Weniger Büropräsenz bedeutet weniger Bedarf an teurer Bürofläche und Nebenkosten.
Für detaillierte Informationen zur Existenzgründung und Kostenplanung empfiehlt sich ein Blick auf das Existenzgründerportal des BMWK, das umfangreiche Checklisten bereitstellt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gehören Steuern zu den laufenden Kosten?
Betriebliche Steuern wie die Gewerbesteuer oder Grundsteuer für Betriebsgrundstücke zählen zu den laufenden Kosten. Die Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer hingegen sind Steuern vom Einkommen und Ertrag und werden in der Regel separat betrachtet.
Was ist der Unterschied zwischen laufenden Kosten und Investitionskosten?
Investitionskosten (CAPEX) fallen einmalig an, um einen Vermögenswert zu schaffen (z. B. Kauf eines Laptops). Laufende Kosten (OPEX) fallen wiederkehrend an, um diesen Wert zu nutzen (z. B. Strom für den Laptop, Wartungsvertrag).
Wie hoch sollten die laufenden Kosten sein?
Das hängt stark von der Branche ab. Wichtig ist die Betriebskostenquote (Verhältnis von Kosten zu Umsatz). Dienstleister haben oft geringere variable Kosten als produzierende Unternehmen. Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit Branchenbenchmarks, beispielsweise über das Gabler Wirtschaftslexikon.