Eine gut gepflegte Mitarbeiterliste ist das Rückgrat jeder effizienten Personalverwaltung. Ob für die Lohnabrechnung, die Notfallplanung oder einfach, um den Überblick über Geburtstage und Jubiläen zu behalten – ohne strukturierte Daten herrscht im HR-Bereich schnell Chaos. Doch Vorsicht: Wer personenbezogene Daten speichert, bewegt sich in einem Minenfeld aus Datenschutzbestimmungen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Daten wirklich in eine Mitarbeiterliste gehören, wie Sie diese DSGVO-konform pflegen und ob eine Excel-Tabelle noch zeitgemäß ist.
Was ist eine Mitarbeiterliste und wozu dient sie?
Eine Mitarbeiterliste (oft auch Personalstammblatt oder Belegschaftsliste genannt) ist eine strukturierte Sammlung aller relevanten Informationen über die Angestellten eines Unternehmens. Sie dient nicht nur als Telefonverzeichnis, sondern ist die Basis für strategische Entscheidungen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Verwaltung: Schneller Zugriff auf Personalnummern, Steuer-IDs und Eintrittsdaten.
- Kommunikation: Interne Telefonlisten für reibungslose Abläufe.
- Sicherheit: Notfallkontakte bei Unfällen am Arbeitsplatz.
- Controlling: Berechnung von Headcount und FTE (Full Time Equivalent).
Mitarbeiterliste und DSGVO: Das müssen Sie beachten
Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Führen von Mitarbeiterlisten rechtlich sensibel. Der Grundsatz der Datensparsamkeit (Art. 5 DSGVO) schreibt vor, dass nur Daten erhoben werden dürfen, die für das Arbeitsverhältnis zwingend erforderlich sind.
Es ist essenziell, zwischen internen Verwaltungslisten (für HR) und öffentlichen Kontaktlisten (für Kollegen/Kunden) zu unterscheiden. Sensible Daten wie Religionszugehörigkeit, Krankheitsgeschichte oder private Handynummern haben auf allgemein zugänglichen Listen nichts zu suchen. Weitere Informationen zum Beschäftigtendatenschutz finden Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).
Welche Daten gehören in die Mitarbeiterliste?
Der Inhalt hängt stark vom Verwendungszweck ab. Hier eine Aufteilung nach Vertraulichkeitsstufe:
1. Basisdaten (Intern für HR & Führungskräfte)
- Vor- und Nachname
- Personalnummer
- Abteilung / Position
- Eintrittsdatum (und ggf. Austrittsdatum)
- Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent)
2. Sensible Daten (Nur HR & Lohnbuchhaltung)
- Privatadresse
- Steueridentifikationsnummer & Sozialversicherungsnummer
- Bankverbindung
- Geburtsdatum
- Anzahl der Kinder (für Pflegeversicherung relevant)
3. Öffentliche Daten (Für das Team/Intranet)
- Name
- Abteilung
- Firmen-E-Mail-Adresse
- Durchwahl / Firmenhandy
- Raumnummer
Berechnung von Kapazitäten: Der FTE-Wert
Eine Mitarbeiterliste wird oft genutzt, um die tatsächliche Arbeitskapazität des Unternehmens zu berechnen. Hierbei hilft der FTE-Wert (Full Time Equivalent), der Teilzeitkräfte in Vollzeitäquivalente umrechnet. Dies ist präziser als das bloße Zählen von Köpfen („Headcount“).
Excel-Vorlage vs. HR-Software: Was lohnt sich wann?
Viele Unternehmen starten mit einer einfachen Excel-Liste. Das ist kostengünstig und flexibel, stößt aber ab einer gewissen Mitarbeiterzahl (ca. 20–30) an Grenzen.
| Kriterium | Excel / Spreadsheet | HR-Software |
|---|---|---|
| Kosten | Gering (Lizenz vorhanden) | Monatliche Gebühr |
| Datenschutz | Risiko (Passwortschutz oft schwach) | Hoch (Rollen & Rechte-System) |
| Fehleranfälligkeit | Hoch (Formelfehler, Versionierung) | Gering (Validierung) |
| Zugriff | Oft lokal oder Dateikonflikte | Cloud-basiert, überall verfügbar |
Für Start-ups reicht Excel oft aus. Sobald jedoch komplexe Zugriffsberechtigungen nötig sind (z.B. Abteilungsleiter darf nur sein Team sehen), führt kein Weg an professioneller Software vorbei. Weitere Tipps zur Digitalisierung von HR-Prozessen bietet das Kompetenzzentrum Mittelstand-Digital.
Fazit: Ordnung schafft Sicherheit
Eine Mitarbeiterliste ist kein bürokratisches Übel, sondern ein Werkzeug für Transparenz und Sicherheit. Achten Sie penibel auf die Trennung von sensiblen und öffentlichen Daten, um DSGVO-Bußgelder zu vermeiden. Starten Sie einfach, aber strukturieren Sie von Anfang an sauber – Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken, wenn das Unternehmen wächst.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Darf ich eine Telefonliste aller Mitarbeiter aushängen?
Nur, wenn es sich um dienstliche Kontaktdaten handelt und dies für die betrieblichen Abläufe notwendig ist. Private Nummern sind tabu.
Wie lange muss ich die Mitarbeiterliste aufbewahren?
Ausgeschiedene Mitarbeiter müssen aus der aktiven Liste entfernt werden. Für steuerrelevante Daten (Lohnabrechnung) gelten jedoch gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.
Ist eine Excel-Mitarbeiterliste DSGVO-konform?
Grundsätzlich ja, wenn sie ausreichend geschützt ist (Passwort, Zugriffsbeschränkung, Speicherort). Da dies in der Praxis oft scheitert, wird spezielle Software empfohlen.