In der Buchhaltung gilt das Prinzip der Periodengerechtigkeit: Aufwendungen und Erträge müssen genau dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden. Doch was passiert, wenn eine Rechnung oder eine Steuernachzahlung aus dem Vorjahr erst heute auf Ihrem Tisch landet? Hier kommen die periodenfremden Aufwendungen ins Spiel. Sie stellen sicher, dass Ihr aktuelles Betriebsergebnis nicht durch „Altlasten“ verzerrt wird, und sind ein zentraler Bestandteil des neutralen Aufwands.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Aufwendungen korrekt identifizieren, buchen und welche Auswirkungen sie auf Ihren Jahresabschluss haben.
Was sind periodenfremde Aufwendungen?
Periodenfremde Aufwendungen sind Geschäftsvorfälle, die zwar im aktuellen Geschäftsjahr gebucht und bezahlt werden, deren wirtschaftliche Ursache jedoch in einer vergangenen Rechnungsperiode liegt. Sie gehören zur Kategorie der neutralen Aufwendungen, da sie nicht durch den eigentlichen Betriebszweck der aktuellen Periode verursacht wurden.
Das Verständnis dieser Aufwendungen ist essenziell für die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Würde man sie als normale Kosten berücksichtigen, wäre das Betriebsergebnis verzerrt, und ein Vergleich mit Vorjahren oder Wettbewerbern wäre kaum möglich.
Typische Beispiele aus der Praxis
In der täglichen Buchhaltung begegnen Ihnen periodenfremde Aufwendungen häufiger, als man denkt. Hier sind die klassischsten Fälle:
- Steuernachzahlungen: Eine Betriebsprüfung ergibt, dass für das vorletzte Jahr zu wenig Gewerbesteuer gezahlt wurde. Der Nachzahlungsbescheid trifft erst im aktuellen Jahr ein.
- Prozesskosten & Schadensersatz: Ein Gerichtsprozess, der vor zwei Jahren begann, wird erst jetzt entschieden. Die anfallenden Kosten oder Schadensersatzzahlungen beziehen sich auf das Ereignis in der Vergangenheit.
- Nachforderungen von Beiträgen: Die Berufsgenossenschaft oder Sozialversicherungen fordern Beiträge für das Vorjahr nach.
- Reparaturen: Instandhaltungsarbeiten, die im Vorjahr versäumt und nicht durch Rückstellungen abgedeckt wurden, werden jetzt nachgeholt.
Buchungssätze und Kontenrahmen
Damit diese Aufwendungen im Jahresabschluss korrekt ausgewiesen werden, müssen sie auf gesonderten Konten erfasst werden. In den gängigen Standardkontenrahmen (SKR) der DATEV gibt es hierfür spezifische Kontenklassen.
Beispiel im SKR 03 / SKR 04
Angenommen, Sie erhalten eine Gewerbesteuernachzahlung für das Vorjahr in Höhe von 2.000 €. Die Buchung würde wie folgt aussehen:
- SKR 03: Konto 2020 (Periodenfremde Aufwendungen) an 1200 (Bank)
- SKR 04: Konto 6960 (Periodenfremde Aufwendungen) an 1800 (Bank)
Durch diese separate Verbuchung ist im Jahresabschluss sofort ersichtlich, dass dieser Aufwand nicht zur aktuellen operativen Leistungserstellung gehört.
Mathematische Einordnung: Vom Betriebsergebnis zum Jahresüberschuss
Um zu verstehen, wie sich periodenfremde Aufwendungen auf den Gewinn auswirken, hilft ein Blick auf die Ergebnisrechnung. Das Gesamtergebnis eines Unternehmens setzt sich aus dem operativen Teil und dem neutralen Teil zusammen.
Rechner: Auswirkung auf das Unternehmensergebnis
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu ermitteln, wie stark periodenfremde Effekte Ihr aktuelles Betriebsergebnis verändern.
Zusammenfassung und Checkliste
Periodenfremde Aufwendungen sind ein wichtiges Instrument, um die operative Leistungsfähigkeit eines Unternehmens sauber darzustellen. Sie verhindern, dass Einmaleffekte aus der Vergangenheit den Blick auf das aktuelle Kerngeschäft vernebeln.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Sind periodenfremde Aufwendungen steuerlich abzugsfähig?
Ja, in der Regel mindern sie den steuerlichen Gewinn im Jahr der Buchung, sofern es sich um betrieblich veranlasste Aufwendungen handelt. Für Details sollten Sie jedoch stets Fachquellen wie Haufe oder Ihren Steuerberater konsultieren.
Was ist der Unterschied zu außerordentlichen Aufwendungen?
Früher wurde im HGB stark zwischen periodenfremd und außerordentlich unterschieden. Seit dem BilRUG (Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz) werden außerordentliche Posten jedoch nicht mehr gesondert in der GuV ausgewiesen, sondern meist den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zugeordnet, müssen aber im Anhang erläutert werden, wenn sie wesentlich sind.
