In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sind sie oft der größte „Sammelposten“ nach Personal- und Materialaufwand: die sonstigen betrieblichen Aufwendungen (sbA). Für Unternehmer und Buchhalter ist diese Kategorie essenziell, da sich hier enorme Einsparpotenziale und steuerliche Fallstricke verbergen. Von der Büromiete über Marketingkosten bis hin zu Reisekosten – wer diesen Posten versteht, behält die Kontrolle über seine Liquidität.
In diesem Artikel erfahren Sie genau, was unter diese Definition fällt, wie Sie die Aufwendungen korrekt in SKR03 und SKR04 buchen und welche steuerlichen Besonderheiten (z. B. bei Bewirtung und Geschenken) Sie zwingend beachten müssen.
Was sind sonstige betriebliche Aufwendungen?
Sonstige betriebliche Aufwendungen (oft abgekürzt als sbA) umfassen alle Kosten eines Unternehmens, die im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit anfallen, aber nicht den folgenden Kategorien direkt zugeordnet werden können:
- Materialaufwand (Wareneinsatz, Rohstoffe)
- Personalaufwand (Löhne, Gehälter, Sozialabgaben)
- Abschreibungen
- Zinsen und Steuern
Es handelt sich also um einen „Sammelposten“ für operative Kosten, die für den Betrieb notwendig sind. Gemäß § 275 HGB (Handelsgesetzbuch) werden sie in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung gesondert ausgewiesen.
Wichtig für die Abgrenzung: Außerordentliche Aufwendungen (z. B. Katastrophenschäden) oder periodenfremde Aufwendungen gehören in der Regel nicht in den operativen Bereich der sbA, sondern werden im Finanzergebnis oder als außerordentliche Posten betrachtet, sofern das HGB dies zulässt.
Beispiele: Was gehört dazu? (Die große Liste)
Die Vielfalt der sonstigen betrieblichen Aufwendungen ist groß. Um den Überblick zu behalten, lohnt sich eine Kategorisierung. Hier sind die häufigsten Posten, die in der Praxis vorkommen:
1. Raumkosten
- Miete und Pacht für Büros, Lagerhallen oder Werkstätten
- Nebenkosten (Strom, Wasser, Heizung, Reinigung)
- Instandhaltung von Gebäuden
2. Fahrzeug- und Reisekosten
- Laufende KFZ-Kosten (Benzin, Versicherung, Steuer, Wartung)
- Leasingraten für Firmenwagen
- Reisekosten (Übernachtung, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand)
3. Marketing und Vertrieb
- Werbeanzeigen (Online/Offline)
- Webseiten-Hosting und Pflege
- Messekosten
- Bewirtungskosten (Achtung: steuerliche Abzugsbeschränkungen beachten!)
- Geschenke an Geschäftspartner
4. Verwaltung und Organisation
- Büromaterial und Porto
- Telefon, Internet und Mobilfunk
- Rechts- und Beratungskosten (Steuerberater, Anwalt)
- Versicherungen (Betriebshaftpflicht, Inhaltsversicherung)
- Beiträge (IHK, Berufsgenossenschaften)
Für eine tiefergehende rechtliche Definition lohnt sich ein Blick in das Handelsgesetzbuch (HGB) § 275, welches die Gliederung der GuV vorschreibt.
Buchhaltung: SKR03 und SKR04
In der Buchhaltungspraxis werden diese Aufwendungen auf spezifische Sachkonten gebucht. Je nach verwendetem Standardkontenrahmen (SKR) der DATEV unterscheiden sich die Kontennummern.
| Kostenart | SKR03 (Konto) | SKR04 (Konto) |
|---|---|---|
| Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) | 4210 | 6310 |
| Werbekosten | 4600 | 6600 |
| Reisekosten Arbeitnehmer | 4660 | 6650 |
| Rechts- und Beratungskosten | 4950 | 6825 |
| Büromaterial | 4930 | 6815 |
Steuerliche Besonderheiten: Abzugsfähig oder nicht?
Nicht alle sonstigen betrieblichen Aufwendungen mindern den steuerlichen Gewinn in voller Höhe. Der Gesetzgeber hat hier klare Grenzen gezogen, um privaten Konsum vom geschäftlichen Aufwand zu trennen.
Bewirtungskosten
Geschäftliche Bewirtungen sind nur zu 70 % abzugsfähig. Die restlichen 30 % gelten als privat veranlasst, auch wenn der Anlass rein geschäftlich war. Die Vorsteuer kann jedoch meist zu 100 % gezogen werden, sofern die Rechnung ordnungsgemäß ist.
Geschenke an Geschäftspartner
Geschenke sind nur bis zu einer Freigrenze von 35 Euro (ab 2024: 50 Euro) pro Empfänger und Jahr als Betriebsausgabe abzugsfähig. Wird diese Grenze auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der komplette Steuerabzug.
Rechner: Summe der sbA ermitteln
Nutzen Sie diesen einfachen Rechner, um schnell die Summe Ihrer sonstigen betrieblichen Aufwendungen zu überschlagen und deren Anteil am Umsatz zu prüfen.
Kennzahlen-Analyse
Um zu bewerten, ob Ihre Kosten im Rahmen liegen, lohnt sich die Berechnung der Betriebsaufwandsquote. Diese Kennzahl setzt die sonstigen betrieblichen Aufwendungen ins Verhältnis zum Umsatz.
Häufige Fragen (FAQ)
Gehören Löhne zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen?
Nein. Löhne und Gehälter fallen unter den Personalaufwand. Jedoch zählen freiwillige soziale Aufwendungen oder Kosten für die Personalbeschaffung (Stellenanzeigen) oft zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen.
Sind Abschreibungen Teil der sbA?
Nein, Abschreibungen werden in der GuV als eigener Posten geführt, da sie den Werteverzehr des Anlagevermögens abbilden und nicht den laufenden operativen „Baraufwand“.
Wie optimiere ich diese Kosten?
Da die sbA aus vielen kleinen Posten bestehen, hilft oft eine detaillierte Analyse der Sachkonten. Prüfen Sie regelmäßig Verträge für Versicherungen, Telefon und Wartung auf günstigere Konditionen. Digitalisierung (weniger Papier/Porto) ist ebenfalls ein großer Hebel.
Weitere Informationen zur Unternehmensführung finden Sie auch bei Ihrer lokalen Industrie- und Handelskammer (IHK).