Der Vorsteuerabzug ist einer der wichtigsten Hebel für die Liquidität eines Unternehmens. Er sorgt dafür, dass die Umsatzsteuer für Unternehmer ein durchlaufender Posten bleibt und nicht zur Kostenbelastung wird. Doch das Finanzamt prüft genau: Fehlt eine Pflichtangabe auf der Rechnung oder ist die Leistung nicht abzugsfähig, wird die Erstattung verweigert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Vorsteuerabzug korrekt geltend machen, welche Fallstricke lauern und wie Sie Ihre Beträge schnell berechnen.
Was ist der Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug ist das Recht eines Unternehmers, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (die sogenannte „Vorsteuer“) von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt abzuziehen. Geregelt ist dies in § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Im Kern bedeutet das: Die Umsatzsteuer soll nur den Endverbraucher belasten. Innerhalb der unternehmerischen Wertschöpfungskette wird die Steuer zwar gezahlt, aber durch den Vorsteuerabzug sofort wieder neutralisiert.
Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?
Grundsätzlich sind alle Unternehmer berechtigt, die:
- Leistungen für ihr Unternehmen beziehen,
- selbst umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführen,
- und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen haben.
Wichtig: Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, da sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Damit das Finanzamt den Abzug akzeptiert, müssen strenge formale Kriterien erfüllt sein. Der häufigste Grund für Streichungen bei einer Betriebsprüfung sind fehlerhafte Rechnungen.
Die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
Eine Rechnung über 250 € (brutto) muss zwingend folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Netto)
- Der anzuwendende Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten erleichterte Vorschriften (z. B. muss der Empfänger nicht namentlich genannt werden).
Vorsteuer berechnen: Formel und Rechner
Oft liegt nur der Bruttobetrag vor (z. B. bei Tankquittungen oder Bewirtungsbelegen), und Sie müssen die darin enthaltene Vorsteuer herausrechnen. Hier hilft die Mathematik.
Interaktiver Vorsteuer-Rechner
Nutzen Sie diesen Rechner, um aus einem Bruttobetrag schnell den Nettowert und die abziehbare Vorsteuer zu ermitteln.
Vorsteuer-Rechner (Brutto zu Netto)
Typische Fehler und nicht abzugsfähige Ausgaben
Nicht jede Ausgabe berechtigt zum Vorsteuerabzug, auch wenn eine Rechnung mit ausgewiesener Steuer vorliegt. Hier sind die häufigsten Ausnahmen:
- Geschenke über 35 €: Geschenke an Geschäftsfreunde, die 35 € netto pro Jahr und Empfänger übersteigen, sind nicht abzugsfähig.
- Private Lebensführung: Ausgaben, die privat veranlasst sind (z. B. private Kleidung, Hobby), berechtigen nicht zum Abzug.
- Nicht ordnungsgemäße Rechnungen: Fehlt z. B. die Steuernummer des Ausstellers, darf keine Vorsteuer gezogen werden.
Vorsteuer bei Reisekosten und Bewirtung
Bei Bewirtungskosten (Geschäftsessen) sind ertragsteuerlich nur 70 % der Kosten absetzbar. Umsatzsteuerrechtlich dürfen Sie jedoch die volle Vorsteuer (100 %) ziehen, sofern die Bewirtung angemessen und betrieblich veranlasst ist und der Beleg korrekt ausgefüllt wurde.
Weitere Details zu den gesetzlichen Grundlagen finden Sie im § 15 UStG bei Gesetze im Internet.
Zusammenfassung
Der Vorsteuerabzug ist ein zentrales Element der Umsatzsteuer, das Unternehmen finanziell entlastet. Achten Sie penibel auf formell korrekte Eingangsrechnungen, um Rückzahlungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Nutzen Sie digitale Buchhaltungstools, um Belege sofort zu prüfen und zu archivieren.
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