Sie halten eine Proforma-Rechnung in den Händen und stehen vor der Frage: „Muss ich das jetzt buchen oder abheften?“ Diese Unsicherheit ist in der Buchhaltung völlig normal. Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine echte Rechnung, verhält sich steuerlich aber komplett anders. Wer hier vorschnell bucht, riskiert Fehler beim Vorsteuerabzug und Ärger bei der Betriebsprüfung.
In diesem Artikel klären wir endgültig, wann und wie Sie eine Proforma-Rechnung erfassen, wie Sie mit geleisteten Anzahlungen (Vorauskasse) umgehen und welche Buchungssätze Sie konkret anwenden müssen.
Was ist eine Proforma-Rechnung eigentlich?
Eine Proforma-Rechnung (englisch: pro forma invoice) ist ein Beleg, der „der Form halber“ ausgestellt wird. Sie sieht oft genauso aus wie eine Handelsrechnung, hat aber keine steuerliche Zahlungsaufforderungsfunktion im klassischen Sinn. Sie dient meistens zwei Zwecken:
- Zollzwecke: Um bei kostenlosen Mustersendungen oder Exporten den Warenwert für den Zoll zu deklarieren.
- Vorkasse: Als Aufforderung an den Kunden, eine Zahlung zu leisten, bevor die Ware geliefert oder die eigentliche Rechnung erstellt wird.
Darf man eine Proforma-Rechnung buchen?
Die kurze Antwort lautet: Nein, in der Regel nicht als Aufwand oder Verbindlichkeit.
Da eine Proforma-Rechnung keine endgültige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) ist, berechtigt sie Sie nicht zum Vorsteuerabzug. Wenn Sie das Dokument einfach wie eine Eingangsrechnung einbuchen und die Vorsteuer ziehen, begehen Sie einen Fehler, den das Finanzamt bei einer Prüfung monieren wird.
Ausnahme: Vorauskasse und Anzahlungen
Obwohl Sie das Papier selbst nicht als Rechnung buchen, müssen Sie den Geldfluss buchen, wenn Sie aufgrund der Proforma-Rechnung eine Zahlung (Vorkasse) leisten. In der Buchhaltung wird dies als geleistete Anzahlung behandelt.
Der korrekte Ablauf in 3 Schritten
Schritt 1: Erhalt der Proforma-Rechnung
Sie erhalten das Dokument. Buchung: Keine.
Sie können das Dokument in Ihrem DMS (Dokumentenmanagementsystem) ablegen oder als „Merkposten“ erfassen, aber es erfolgt keine Buchung auf Aufwandskonten oder Verbindlichkeiten.
Schritt 2: Zahlung leisten (Vorauskasse)
Sie überweisen den Betrag. Jetzt fließt Geld, also müssen Sie buchen. Da noch keine ordentliche Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt, buchen Sie die Zahlung meist „brutto wie netto“ oder auf ein spezielles Anzahlungskonto (ohne Vorsteuerabzug, bis die Rechnung da ist).
Schritt 3: Erhalt der ordentlichen Rechnung (Schlussrechnung)
Sobald die Ware geliefert wird, erhalten Sie die richtige Handelsrechnung. Diese enthält die Steuernummer, das Leistungsdatum und den separaten Umsatzsteuerausweis. Jetzt dürfen Sie die Vorsteuer ziehen und den Aufwand final erfassen.
Interaktiver Rechner: Vorauszahlung & Steueranteil
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu ermitteln, welcher Netto- und Steueranteil in Ihrer Vorauszahlung steckt. Dies hilft Ihnen zu prüfen, ob die spätere Schlussrechnung mit Ihrer Zahlung übereinstimmt.
Häufige Fehler beim Buchen von Proforma-Rechnungen
Vermeiden Sie diese klassischen Stolperfallen in der Buchhaltung:
- Doppelbuchung: Die Proforma-Rechnung wird als Verbindlichkeit eingebucht und später die Handelsrechnung erneut. Ergebnis: Der Aufwand steht doppelt in den Büchern.
- Verfrühter Vorsteuerabzug: Die Vorsteuer wird bereits bei Zahlung der Proforma-Rechnung gezogen, obwohl keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Das ist steuerlich unzulässig.
- Fehlende Zuordnung: Die Vorauszahlung wird geleistet, aber bei Eingang der Schlussrechnung nicht mit dieser verrechnet („ausgeziffert“). Das Kreditorenkonto bleibt ungeklärt.
Proforma-Rechnung im Außenhandel (Drittland)
Beim Import aus Nicht-EU-Ländern (Drittland) ist die Proforma-Rechnung oft die Basis für die Verzollung. Hier erhalten Sie später oft keine separate „Handelsrechnung“ mehr, wenn die Proforma-Rechnung alle Merkmale einer Rechnung erfüllt. In diesem Fall dient der Einfuhrabgabenbescheid des Zolls als Beleg für den Vorsteuerabzug (Einfuhrumsatzsteuer), nicht die Rechnung selbst.
Für detaillierte Informationen zu den Pflichtangaben auf Rechnungen empfiehlt sich ein Blick auf die Hinweise der Industrie- und Handelskammern (IHK).
FAQ: Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung
Kann ich eine Proforma-Rechnung in eine normale Rechnung umwandeln?
Nein, Sie können das Dokument nicht einfach umbenennen. Der Aussteller muss Ihnen eine formell korrekte Handelsrechnung mit neuer Rechnungsnummer und Leistungsdatum ausstellen.
Was passiert, wenn ich versehentlich eine Proforma-Rechnung gebucht habe?
Stornieren Sie die Buchung. Wenn Sie bereits Vorsteuer gezogen haben, korrigieren Sie dies umgehend in Ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung, um Zinsnachzahlungen zu vermeiden.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Ja, auch als Kleinunternehmer buchen Sie die Proforma-Rechnung nicht als Aufwand, sondern erst die tatsächliche Zahlung bzw. die Schlussrechnung. Da Sie keine Vorsteuer ziehen, ist das Risiko geringer, aber die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung muss gewahrt bleiben.
