Die korrekte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen ist das Herzstück einer sauberen Buchführung. Haben Sie schon einmal eine Rechnung im Dezember bezahlt, die eigentlich für das nächste Jahr bestimmt war? Genau hier kommen Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) ins Spiel. Sie sorgen dafür, dass der Gewinn in der Bilanz periodengerecht ermittelt wird – unabhängig davon, wann das Geld tatsächlich fließt. In diesem Artikel erfahren Sie alles über ARAP und PRAP, wie Sie diese korrekt buchen und berechnen.
Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?
Rechnungsabgrenzungsposten (kurz RAP) sind Positionen in der Bilanz, die dazu dienen, Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr zuzuordnen, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden. Dies folgt dem Grundsatz der periodengerechten Erfolgsermittlung.
Gesetzlich geregelt ist dies in § 250 HGB. Ohne diese Abgrenzung wäre das Jahresergebnis verzerrt, wenn beispielsweise eine Mietzahlung für das komplette Folgejahr bereits im Dezember geleistet wird. Der Gewinn des aktuellen Jahres wäre zu niedrig, der des Folgejahres zu hoch.
Die zwei Arten der Abgrenzung
Man unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Richtungen, je nachdem, ob Sie Geld erhalten oder bezahlen:
- Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP): Sie haben bereits bezahlt, aber die Leistung erhalten Sie erst im nächsten Jahr.
- Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP): Sie haben Geld erhalten, müssen die Leistung aber erst im nächsten Jahr erbringen.
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)
Ein ARAP wird gebildet, wenn Sie eine Ausgabe vor dem Bilanzstichtag tätigen, der Aufwand aber eine bestimmte Zeit nach diesem Stichtag betrifft. In der Bilanz steht der ARAP auf der Aktivseite (unterhalb des Umlaufvermögens).
Beispiel und Buchungssatz
Ein Unternehmen überweist am 01. Dezember 12.000 € für eine Jahresmiete (Dezember bis November des Folgejahres). Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr.
- Gesamtaufwand: 12.000 €
- Aufwand altes Jahr (Dezember): 1.000 €
- Aufwand neues Jahr (Januar–November): 11.000 € (Dies ist der ARAP)
Buchung bei Zahlung (im alten Jahr):
Mietaufwand 12.000 € an Bank 12.000 €
Buchung zum Bilanzstichtag (31.12.):
ARAP 11.000 € an Mietaufwand 11.000 €
Damit wird der Mietaufwand im alten Jahr auf die korrekten 1.000 € reduziert.
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)
Der PRAP ist das Gegenstück auf der Passivseite der Bilanz. Er entsteht, wenn Sie Einnahmen vor dem Stichtag haben, die Erträge aber erst für die Zeit danach darstellen.
Beispiel und Buchungssatz
Sie vermieten eine Lagerhalle und erhalten am 15. Dezember die Miete für Januar bis März des nächsten Jahres im Voraus (3.000 €).
Buchung bei Geldeingang:
Bank 3.000 € an Mieterträge 3.000 €
Buchung zum Bilanzstichtag (31.12.):
Mieterträge 3.000 € an PRAP 3.000 €
Im neuen Jahr wird dieser Posten dann aufgelöst (PRAP an Mieterträge), sodass der Ertrag im korrekten Jahr erscheint.
Berechnung der Abgrenzung (Formel)
Die Beträge müssen meist pro rata temporis (zeitanteilig) berechnet werden. Hierfür nutzen Sie folgende Logik:
Online RAP-Rechner
Nutzen Sie diesen Rechner, um schnell zu ermitteln, welcher Anteil einer Rechnung abgegrenzt werden muss.
Rechnungsabgrenzung berechnen
Ergebnis:
Tage im alten Jahr: 0
Tage im neuen Jahr (abzugrenzen): 0
Abzugrenzender Betrag (RAP): 0,00 €
Wichtige Hinweise zur Bilanzierung
Geringwertige Beträge und Wesentlichkeit
Müssen auch Kleinstbeträge abgegrenzt werden? Laut Steuerrecht wird dies oft nicht beanstandet, wenn es sich um unwesentliche Beträge handelt. Viele Unternehmen nutzen hier die Grenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) als Orientierung, jedoch ist im Handelsrecht (HGB) das Vorsichtsprinzip strenger. Für eine saubere Bilanzierung empfiehlt es sich, wiederkehrende Zahlungen (wie Versicherungen) stets genau abzugrenzen.
Umsatzsteuer
Die Rechnungsabgrenzung erfolgt immer auf Nettobasis (ohne Umsatzsteuer), sofern das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die Umsatzsteuer ist nämlich nicht periodenbezogen abzugrenzen, sondern richtet sich nach dem Rechnungsdatum bzw. Zahlungszeitpunkt (Ist-Versteuerung).
Fazit
Rechnungsabgrenzungsposten sind unverzichtbar für einen korrekten Jahresabschluss. Sie stellen sicher, dass Aufwand und Ertrag dem Jahr zugeordnet werden, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind. Merken Sie sich einfach: ARAP für vorausgezahlte Ausgaben, PRAP für im Voraus erhaltene Einnahmen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn ich den RAP vergesse?
Wird ein RAP vergessen, ist der Gewinn des aktuellen Jahres falsch ausgewiesen. Dies verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und kann bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen oder Korrekturen führen.
Wann wird der RAP aufgelöst?
Der Posten wird im neuen Geschäftsjahr aufgelöst. Meist geschieht dies direkt zu Beginn des neuen Jahres oder monatlich, je nach Buchhaltungssystem.