Ein „Nein“ zum richtigen Zeitpunkt kann für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens wichtiger sein als ein schnelles „Ja“. Viele Selbstständige und Unternehmer tun sich schwer damit, einen Auftrag abzulehnen, aus Angst, Kunden zu verprellen oder zukünftige Chancen zu verpassen. Doch eine professionelle Absage zeugt von Seriosität und schützt Ihre wertvollste Ressource: Ihre Zeit.
In diesem Artikel finden Sie nicht nur psychologische Hintergründe und wirtschaftliche Berechnungen zur Auftragsablehnung, sondern vor allem praxiserprobte Musterschreiben, die Sie sofort nutzen können.
Warum Sie schlechte Aufträge ablehnen müssen
Viele Freelancer tappen in die Falle, jeden Auftrag anzunehmen, um „sicher“ zu sein. Doch wirtschaftlich betrachtet ist ein schlecht bezahlter oder unpassender Auftrag oft teurer als Leerlauf. Dies lässt sich durch die Opportunitätskosten erklären.
Auftrag ablehnen: Musterschreiben für jede Situation
Eine Absage sollte immer wertschätzend formuliert sein. Das Ziel ist es, die Tür für die Zukunft offen zu halten (sofern gewünscht). Hier finden Sie Vorlagen für die häufigsten Szenarien.
1. Absage wegen fehlender Kapazität
Dies ist der „angenehmste“ Absagegrund, da er signalisiert, dass Sie gefragt sind.
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen in meine Arbeit. Das Projekt klingt sehr spannend.
Leider bin ich aktuell bis [Monat/Datum] vollständig ausgebucht und kann keine neuen Projekte annehmen, um die Qualität meiner laufenden Aufträge zu gewährleisten.
Gerne merke ich Sie für den Zeitraum ab [Datum] vor, falls das für Ihre Planung noch relevant ist. Alternativ kann ich Ihnen Kollegen [Name] empfehlen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]“
2. Absage wegen zu geringem Budget
Hier ist Diplomatie gefragt. Sie wollen nicht arrogant wirken, aber Ihren Marktwert verteidigen.
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
herzlichen Dank für Ihre Anfrage. Ich habe mir Ihre Anforderungen genau angesehen.
Um das Projekt in der gewünschten Qualität und mit dem nötigen Umfang umzusetzen, liegt meine Kalkulation über dem von Ihnen genannten Budgetrahmen. Mein Honorar für Projekte dieser Art beginnt üblicherweise bei [Betrag] Euro.
Sollte sich an Ihrem Budgetrahmen etwas ändern oder wir den Leistungsumfang reduzieren können, freue ich mich über eine erneute Kontaktaufnahme.
Beste Grüße,
[Ihr Name]“
3. Absage wegen fachlicher Nicht-Eignung
Ehrlichkeit währt am längsten. Wenn ein Projekt nicht zu Ihren Kernkompetenzen passt, sagen Sie es.
„Hallo [Name],
danke, dass Sie an mich gedacht haben. Nach Durchsicht der Unterlagen muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass die Anforderungen nicht optimal zu meinem fachlichen Schwerpunkt passen. Ich möchte sicherstellen, dass Sie das bestmögliche Ergebnis erhalten, was ich in diesem spezifischen Fall nicht garantieren kann.
Ich empfehle Ihnen, sich an einen Spezialisten für [Fachgebiet] zu wenden.
Viele Grüße,
[Ihr Name]“
Interaktiver Absage-Generator
Nutzen Sie unser Tool, um schnell den passenden Textbaustein zu finden. Wählen Sie einfach den Grund für Ihre Absage aus.
Schnell-Generator für Absagen
Tipps für die professionelle Kommunikation
Unabhängig vom Grund der Absage sollten Sie stets professionell bleiben. Eine schlecht formulierte Absage kann sich in Ihrer Branche herumsprechen. Beachten Sie auch rechtliche Aspekte bei Vertragsanbahnungen. Informationen hierzu finden Sie oft bei Kammern wie der IHK oder Berufsverbänden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Empfehlung von Kollegen. Wenn Sie einen Auftrag ablehnen, aber einen kompetenten Kollegen empfehlen, stärken Sie Ihr Netzwerk und helfen dem Kunden trotzdem weiter. Dies ist oft der Königsweg der Absage.
Für weiterführende Informationen zur Selbstständigkeit und Kundenkommunikation bietet auch das Existenzgründerportal des BMWK hilfreiche Leitfäden an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Sollte ich einen Grund für die Absage nennen?
Ja, ein ehrlicher, aber höflicher Grund (z. B. Kapazität) hilft dem Kunden, die Entscheidung zu verstehen und nicht persönlich zu nehmen.
Kann ich eine Absage per WhatsApp senden?
Das hängt von der bisherigen Kommunikation ab. Bei geschäftlichen Erstkontakten ist E-Mail der Standard. Bei Bestandskunden, mit denen Sie informell kommunizieren, kann auch ein Messenger okay sein, wirkt aber oft weniger verbindlich.
Was, wenn der Kunde nachverhandeln will?
Bleiben Sie bei Ihrer Entscheidung, wenn sich die Rahmenbedingungen nicht geändert haben. Ein „Nein“ muss ein „Nein“ bleiben, sonst verlieren Sie an Glaubwürdigkeit.
